ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، یکی از گام های مهم در روند واردات و صادرات کالا در ایران می باشد. مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت در گذشته به صورت دستی انجام می شد. اما از سال 1398 این فرایند اینترنتی شده و از طریق سایت ntsw.ir صورت می پذیرد. در ادامه مطلب همراه ما باشید تا مراحل ثبت کالا در سامانه ntsw.ir (سامانه جامع تجارت) را توضیح دهیم. همچنین می توانید در انتهای این مطلب PDF راهنمای سامانه جامع تجارت را نیز مشاهده کنید که پاسخگوی تمام سوالات شما خواهد بود. در این فایل تمام موارد به صورت تصویری و گام به گام آورده شده است و شما می توانید با کلیک روی موضوع مورد نظر در فهرست به صفحه مربوطه بروید و از این راهنما کمک بگیرید.

ثبت سفارش کالا چیست؟

هر شخص حقیقی و حقوقی برای اینکه بتواند کالایی را به صورت قانونی وارد کشور کند، باید ابتدا مجوز ثبت سفارش کالا را از سازمان توسعه و تجارت کشور اخذ کرده و سپس فرآیند ثبت سفارش کالا را انجام دهد. مجوز سفارش کالا، به صورت الکترونیکی توسط سازمان جامع تجارت ایران که زیر نظر وزارت صمت است، صادر می شود. این سامانه با یک سیستم یکپارچه به نهادهایی همچون بانک مرکزی، اداره امور مالیات، گمرک و… متصل است. این موضوع روند ترخیص کالا را تسهیل می کند. هر مجوزی که برای ثبت سفارش داده می شود، در بازه زمانی سه الی شش ماهه قابل استفاده است و بعد از گذشت این بازه زمانی، مجددا باید نسبت به اخذ مجوز اقدام گردد.

در فرایند ثبت سفارش کالا، شخص یا شرکت وارد کننده باید مشخصات کالای وارداتی را در سامانه ثبت کند. اطلاعاتی که در سامانه ثبت می شوند، حتما باید با پیش فاکتور خرید کالا که شرکت خارجی طرف قرارداد ارائه می دهد، تطابق داشته باشند. در سامانه ثبت سفارش کالا، علاوه بر ثبت سفارش، می توانید اموری همچون پیگیری، ویرایش و پرداخت وجه را نیز انجام دهید.

سامانه جامع تجارت ایران شامل سامانه جامع انبارها، سامانه شناسه کالا، سامانه سنجش اعتبار، پرتال ارزی و یکپارچه سازی معاملات ارزی نیما، سامانه جامع امور گمرکی و سامانه جامع حمل و نقل است. بنابراین شما می توانید تمام امور معمول تجارت را از طریق این سامانه پیگیری کنید و معمولا نیازی به حضور فیزیکی شما نخواهد بود.

مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت

برای ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت ایران، باید چند مرحله را طی کنید. این مراحل شامل پیش نیازهای ثبت سفارش کالا و مرحله اصلی ثبت سفارش می باشد. در ادامه مراحل پیش نیاز و مراحل اصلی ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت را توضیح می دهیم.

1- مراحل پیش نیاز ثبت سفارش کالا

* دریافت پروفرما اینویس از شرکت فروشنده

پروفرما اینویس، پیش فاکتوری است که شرکت فروشنده، قبل از نهایی شدن سفارش خرید به شما ارائه می دهد. این سند حاوی تمامی اطلاعات مهم، در زمینه توافقات انجام شده بین طرفین معامله می باشد. از جمله اطلاعات مهمی که در پیش فاکتور ثبت می شود می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اطلاعات کامل فروشنده و خریدار
• محل بارگیری کالا و محل تحویل آن
• اطلاعات کالا از جمله شرح کالا، کد تعرفه، ارزش، وزن خالص، وزن ناخالص، کرایه حمل و…
• اطلاعات مربوط به نحوه پرداخت هزینه قرارداد
• تاریخ اعتبار پیش فاکتور
• و…

ارائه پیش فاکتور، برای ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت و برای دریافت کد فیدا ضروری است. کد فیدا یک عدد 10 رقمی است که برای استعلام فروشنده کالا و بررسی سوابق آن کاربرد دارد.

از طریق اطلاعات ثبت شده در پروفرما اینویس، ارزش مادی محصول مورد نظر شما کشف می شود و در صورت مناسب بودن تعرفه، اجازه واردات به شما داده می شود. البته برای واردات کالا تنها قیمت محصول اهمیت ندارد؛ فاکتورهایی مثل تاریخ انقضای کالا و گواهی استاندارد بین المللی محصول فاکتورهای دیگری هستند که به آنها اهمیت داده می شود.

* ثبت نام در سامانه جامع تجارت

با داشتن کارت بازرگانی، شما می توانید در سامانه جامع تجارت ایران ثبت نام کنید. ما قبلا در مقاله ای مراحل ثبت نام در سامانه جامع تجارت را توضیح داده ایم. جهت ثبت نام بر روی لینک ارائه شده کلیک کرده و مراحل ثبت نام در سامانه را طبق آموزش پیش بروید.
بعد از ورود به سامانه از بخش بارگذاری صلاحیت ها باید مدارک و اطلاعات خواسته شده از جمله اطلاعات کارت بازرگانی تان را وارد کنید. این اطلاعات توسط کارشناس استعلام گرفته می شوند و در صورت صحت اطلاعات، سامانه برای انجام ثبت سفارشات آماده می شود.

* ثبت فروشنده خارجی

با ورود به سامانه جامع تجارت، وارد بخش مدیریت فروشندگان خارجی شده و اطلاعات فروشنده از جمله نام کامل فروشنده خارجی، آدرس، شماره ثبت شرکت و… را تکمیل کنید. پس از یک الی دو روز کاری، از سامانه فیدا (مرکز صدور شناسه فروشندگان خارجی) موفق به اخذ شناسه فروشنده خارجی می شوید. این سامانه کلیه فروشندگان خارجی که توسط شما یا سایر افراد و شرکت ها ثبت شده باشند را مورد جست وجو قرار می دهد.

* تعیین شناسه کالا

شناسه کالا کد منحصر به فردی است که برای هر کالای وارداتی و صادراتی تعیین می شود. اعلام این کد برای امور گمرکی از جمله مالیات، حقوق گمرکی و… مورد نیاز است. لیستی از انواع کالاها با عنوان شناسه کالا تعیین شده است؛ اگر شناسه ای با مشخصات دقیق کالای شما در لیست موجود باشد، می توانید از شناسه استفاده کنید. در غیر این صورت ملزم به ثبت شناسه کالا در سامانه هستید. برای این کار به قسمت عملیات شناسه کالا و ثبت کالای جدید بروید.

* اخذ گواهی امضا الکترونیکی

به منظور ایجاد پرونده جدید در سامانه جامع تجارت، نیاز به متصل بودن توکن اخذ شده به سیستم وجود دارد. برای اخذ توکن یا همان گواهی امضا الکترونیکی، ابتدا باید در سایت www.gica.ir وارد شده و در قسمت پیوندهاي مرتبط، وارد “پورتال صدور گواهی مرکز میانی عام” شوید. سپس بر روي ثبت نام متقاضیان گواهی الکترونیکی کلیک کنید. در مرحله بعد باید با مشخصات حساب کاربری ثبت شده در سامانه جامع تجارت، اقدام به ثبت نام نمایید.

پس از ورود به سامانه، گزینه ثبت درخواست گواهی الکترونیکی را انتخاب کنید. در صورتی که براي اخذ توکن، وکیل شما به دفتر ثبت نام مراجعه می کند، باید بخش اطلاعات نماینده را نیز تکمیل کنید؛ در غیر این صورت نیازي به تکمیل این بخش نیست. گواهی متقاضی مستقل دو سال اعتبار دارد.
با انتخاب گزینه پرداخت، وارد صفحه بانکی شده و پرداخت خود را انجام دهید. پس از پرداخت با همراه داشتن کد رهگیری، اسناد شرکتی، مدارک هویتی و کارت بازرگانی به نزدیک ترین دفتر ثبت نام مراجعه کرده و اقدام به دریافت توکن خود نمایید.

* تهیه تعهدات (در صورت نیاز)

واردات برخی کالاها نیاز به تعهد محضری دارد. در صورت نیاز به آپلود این تعهد، متن تعهد را می توانید از سامانه جامع تجارت دریافت کنید.

2- مراحل اصلی ثبت سفارش کالا

با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، وارد پنل کاربری تان شده و به بخش ثبت سفارش کالا بروید. به قسمت مدیریت پرونده رفته و بر روی پرونده جدید کلیک کنید. در این قسمت تب های مختلفی را مشاهده می کنید که در هر کدام از تب ها، بایستی اطلاعات دسته بندی شده ای را وارد کنید.

• اطلاعات اصلی

در این قسمت فیلدهایی که مربوط به پروفرم و فروشنده خارجی است به شما نمایش داده می شود. شماره پیش فاکتور، تاریخ صدور پیش فاکتور، شناسه فروشنده خارجی و… مهم ترین بخش هایی هستند که نیاز به تکمیل شدن دارند.

در این قسمت گزینه حالت ثبت سفارش را باید از بین گزینه های نمایش داده شده انتخاب کنید و این نکته را مد نظر داشته باشید که حالت ثبت سفارش به هیچ عنوان قابل ویرایش نیست. اگر این بخش را اشتباه انتخاب کنید، ملزم به ابطال پرونده و ایجاد پرونده جدید خواهید بود.

• گمرکی و حمل و نقل

در این قسمت از شما خواسته شده تا اطلاعاتی همچون روش حمل، مرز ورود، گمرک مقصد و… را وارد کنید. اگر کالا در دفعات مختلف ترخیص می شود، حتما تیک حمل به دفعات را فعال کنید. همچنین توجه داشته باشید که روش های حمل بر اساس نوع قرارداد انتخابی به شما نمایش داده می شود.

• اطلاعات مالی و بانکی

در این بخش باید اطلاعاتی همچون مبلغ پیش فاکتور، هزینه حمل و نقل، مبلغ تخفیف و… را وارد کنید. نوع عملیات ارزی و محل تامین ارز در این بخش اهمیت زیادی دارد.

• کالاهای پرونده

در این قسمت باید اطلاعات مربوط به کالای وارداتی نظیر شماره تعرفه، وضعیت نمایندگی، نام کالا و… را تکمیل کنید. با وارد کردن شماره تعرفه فیلدهای وضعیت نمایندگی، نوع مصرف و اخذ و انتخاب شناسه کالا ظاهر می شوند.

• مستندات پرونده

در این بخش می توانید مستندات پرونده تان را جهت بررسی کارشناس مربوطه آپلود کنید.

پس از طی همه مراحل و ثبت اطلاعات، پرونده شما در وضعیت جدید قرار گرفته و می توانید شماره پرونده 9 رقمی خود را مشاهده کنید. پس از استعلام اطلاعات پرونده توسط دفتر مقررات صادرات و واردات، پرونده به منظور درخواست مجوز آماده و سازمان های مجوز دهنده برای شما نمایش داده می شوند. در این مرحله شما می توانید مستندات هر سازمان را آپلود کنید. پس از ارسال درخواست مجوز، پرونده شما در کارتابل کارشناسان مربوطه، در وضعیت “منتظر مجوز” قرار می گیرد.

اگر مجوز از سمت سازمان مجوز دهنده رد شود، وضعیت پرونده به رد درخواست مجوز تغییر می یابد. در این حالت در قسمت توضیحات می توانید علت رد درخواست را مشاهده کرده و نسبت به رفع مشکل اقدام کنید. در صورت تایید درخواست از سمت کارشناسان، وضعیت پرونده به آماده ثبت سفارش تغییر یافته و با انتخاب شعبه بانک عامل (برای ثبت سفارشات بانکی) پرونده به حالت آماده پرداخت کارمزد تغییر می یابد. با پرداخت کارمزد، ثبت سفارش شما نهایی می گردد. کارمزد ثبت سفارش برای همه کالا ها یکسان و معادل نیم درصد ارزش کالا است. مبلغ کارمزد به صورت آنلاین در سامانه تعیین می شود. این هزینه بعد از ورود اطلاعات پروفرما اینویس و نرخ تسعیر محاسبه می شود.
پس از پرداخت کارمزد وضعیت پرونده به ثبت سفارش تبدیل شده و کد 8 رقمی ثبت سفارش نمایش داده می شود. بعد از تکمیل ثبت سفارش، امکان ویرایش، ابطال و تمدید ثبت سفارش نیز برای پرونده وجود دارد.