شیپینگ اوردر چیست و چه مراحلی دارد؟

یکی از اصطلاحات پرکاربرد در حوزه بازرگانی که بخش حمل و نقل دریایی و خدمات بازرگانی دریایی مربوط می شود، شیپینگ اوردر است. اگر به تازگی وارد حوزه واردات و صادرات شده اید و می خواهید فعالیت جدیدی را آغاز کنید و یا کلا به این صنف علاقه مند هستید تا پایان این مطلب با ما همراه باشید تا هر آن چه را که لازم است در مورد شیپینگ اوردر بدانید را به شما بگوییم.

شیپینگ اوردر چیست؟

شیپینگ اوردر از دو واژه انگلیسی ساخته شده است که یکی Shiping و دیگری Order است. شیپ به معنای کشتی و اوردر هم به معنای دستور یا سفارش است. اما قرار گرفتن این دو کلمه در کنار هم مفهوم دیگر دارد و به فرایند خاصی اطلاق می شود. به سفارش حمل و نقل که توسط خطوط کشتیرانی طی سندی مشخص صادر می شود، شیپینگ اوردر می گویند.

در واقع در سند شیپینگ اوردر مواردی همچون فضا و تجهیزاتی که در کشتی در دسترس هستند، مکان تحویل کانتینر، زمان تخلیه کانتینر و همچنین برنامه زمانبندی ارسال محموله درج می شود. نکته ای که باید بدانید این است که در هر کشوری الگوهای مختلفی برای صدور شیپینگ اوردر دارد و این اطلاعات در همه کشورها یکسان نیست. در واقع هر کشوری برای خود با توجه به قوانین و مقرراتی که دارد، الگوی خاصی را برای این سند در نظر می گیرد.

چه اطلاعاتی در فرم شیپینگ اوردر درج می‌شود؟

معمولا الگوی ثابت و استانداردی برای صدور این سند وجود ندارد اما بیشتر شرکت های کشیترانی اطلاعاتی همچون موارد زیر را در سند شیپینگ اوردر ثبت می کنند:

• جزئیات فرستنده کالا:جزئیاتی مانند آدرس و نام فرستنده باید در این سند قید شود تا بتوان به راحتی مکان فرستنده و یا ارسال کننده را پیدا کرد.
• نام کشتی و شماره سفر: در این قسمت اطلاعاتی همچون نام کشتی، شماره مسیر یا شماره سفر، کد محموله ها و غیره ثبت می شود.
• نوع تجهیزات: در این قسمت نوع کانتینری که قرار است کالا ها را حمل کند، ثبت می شود. نوع تجهیزات بسیار مهم است چرا که کمک می کند حمل کننده کانتینری را انتخاب کند که برای حمل کالا مناسب تر است. از جمله کانتینر هایی که به عنوان تجهیزات مورد استفاده قرار می گیرند، کانتینرهای یخچالی، همه منظوره یا معمولی، روباز، عایق بندی شده و تاشو هستند.
• نوع کالا: در سند شیپینگ اوردر باید اطلاعات مربوط به نوع کالاها هم درج شود.
• محل دریافت کانتینر خالی: پس از آن که کالاها به دست گیرنده رسیده و محموله تحویل داده شد، کانتینر باید به صورت خالی یا با بار جدید برگردد. در این سند باید قید شود که قرار است در چه محلی کانتینر برداشته شود.
• VGM Cut Off :VGM Cut Off اصطلاحی است که برای جرم ناخالص تایید شده محموله به کار می رود که این مورد هم باید به همراه زمان و تاریخ در سند قید شود.
• جزئیات فوروارد یا حمل کننده: فورواردر یا حمل کننده منظور همان شرکتی است که مسئولیت حمل محموله را به عهده می گیرد. اگر فرستنده و شرکت حمل کننده محموله یکی باشد، این قسمت در سند خالی می ماند. در این شرایط سند سفارش حمل دریایی برای فرستنده یا نمایندگان منسوب به آن صادر خواهد شد.
• شماره بارنامه: بارنامه یک سند بسیار مهم است که در آن روش های حمل و نقل توسط شرکت حمل کننده صادر می شود. شماره بارنامه نیز برای ردیابی یک محموله در طول مدت حمل و همچنین برای ترخیص و عبور از گمرک ها مهم است. پس باید اطلاعات و شماره بارنامه در این سند قید شود.
• CY Cut Off :CY Cut Off اصطلاحی است که برای آخرین زمان و تاریخ پذیرش کانتینرها توسط شرکت حمل کننده به کار می رود که این مورد هم باید در سند ثبت شود.
• محل دریافت کالاها: محل دریافت محموله یا کالا همان محلی است که محموله باید تحویل داده شود. این مکان محل نهایی است که کانتینرها خالی می شوند.
• بندر بارگیری کالاها: بندر بارگیری کالاها هم همان بندری است که کشتی باید کانتینر های خود را در آن بارگیری کند. پورت باگیری به عنوان بندر مبدا شناخته می شود که باید در سند قید شود.
• محل تحویل کالاها: محل تحویل محموله هم محلی است که حمل کننده برای تحویل کالاها به گیرنده آن را تعیین می کند. ممکن است این محل کمی دورتر از بندر باشد که باید برای آن هزینه جداگانه ای پرداخت کرد تا کانتینر از طریق حمل و نقل دریایی یا زمینی به محل نهایی تحویل داده شود.
• بندر تخلیه کالاها: این بندر هم محلی است که کشتی حمل کننده وارد آن می شود و کالاهای خود را به گیرنده تحویل می دهد. بنابراین مسئولیت کالاها از بندر تخلیه به بعد برعهده گیرنده محموله خواهد بود.
• بندر انتقال یا حمل و نقل کالا: وقتی قرار است یک کانتینر از یک کشتی باری به کشتی دیگری منتقل شود، به بندری می رسد که به آن بندر انتقال می گویند.
• قطع سند: قطع سند هم منظور زمان و تاریخی است که دستورالعمل های حمل باید برای شرکت حمل کننده ارسال شود. تاخیر در ارسال این دستورالعمل ها در موعد مقرر، ممکن است هزینه هایی را به دنبال داشته باشد و باعث برگشت خوردن سفارش شیپینگ اوردر شود.
• پایانه بازگشت کانتینر: پایانه یا محل بازگشت محلی است که کانتینر بارگیری شده باید به آن برگردانده شود.

مراحل شیپینگ اوردر

در این قسمت مراحل صدور شیپینگ اوردر را برای شما عنوان می کنیم:

مرحله اول: بازاریابی و معرفی سرویس های حمل شرکت به مشتریان

این فرایند توسط بازاریاب ها به صورت تلفنی و یا حضوری انجام می گیرد. بازاریاب ها باید برای مشتریان فایلی تهیه کنند و در آن مسیرها، نحوه کار شرکت، کالاهای صادراتی شرکت و غیره را درج کنند. در این صورت زمانی که نرخ ویژه ای برای مسیر خاصی از طرف شرکت های کشتیرانی اعلام شد، کشتیرانی می تواند بلافاصله از بانک اطلاعاتی خود به شرکت های صادراتی فعال در آن مسیر، اعلام آمادگی کند و نرخ خود را به مشتریان ارائه دهد.

نرخی که توسط خطوط کشتیرانی و کریرها به فورواردها اعلام می شود و نرخی که برای مشتریان توسط فورواردها محاسبه می شود، باید در این فایل درج شود. به این معنی که تمام هزینه های حمل بار در آن لحاظ شود و علاوه بر آن هزینه های ثابتی مانند هزینه صدور بارنامه، هزینه حق توقف، هزینه اصلاحیه بارنامه، هزینه متمم و غیره هم به آن اضافه شود. بعضی از این هزینه ها مانند هزینه صدور بارنامه، هزینه حق توقف، تی اچ سی و هزینه حق توقف از روی تعرفه مربوطه که به شما ارائه می شود، از طریق انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته و یا سازمان بنادر و دریانوردی هر ساله به عموم اطلاع داده می شود.

مرحله دوم: تماس مشتری با مسئولین فروش و بازاریاب ها

این مرحله به منظور اطلاع از قیمت ها انجام می شود. معمولامشتریان برای حمل محصولات خود از چندین شرکت به طور همزمان استعلام می گیرند. بنابراین بهتر است بازاریاب از نرخ مورد نظر مشتری اطلاع داشته باشد تا براساس آن قیمت، توانایی چانه زنی برای دریافت قیمت مناسب از خطوط کشتیرانی را داشته باشد.

مرحله سوم: پیدا کردن بهترین نرخ

سومین مرحله از فرایند شیپینگ اوردر مربوط به پیدا کردن بهترین نرخ با کمترین زمان ترانزیت و بهترین سرویس دهی خطوط کشتیرانی مختلف است. همچنین در این مرحله باید برنامه حرکت کشتی ها و مسیر آن ها توسط مسئولین شرکت های حمل و نقل بین المللی بررسی شود و مورد پیگیری قرار گیرد.

مسئولین باید برای تمام مسیرهای روتین و کالاهای معمولی به صورت هفتگی وضعیت بازار را بررسی کنند. از طرفی باید فایلی را هم برای نرخ های آماده برای ارائه سریع به مشتریان داشته باشند. برای فرایند استعلام توصیه می کنیم درخواست قیمت را به صورت مکتوب از طریق ایمیل انجام دهید تا پاسخ کشتیرانی در آن ذخیره شود تا بعد ها دچار مشکل نشوید. فایل بندی و تهیه بانک اطلاعاتی مناسب و منظم در سرعت ارائه خدمات ثایر بسیار زیادی دارد.

مرحله چهارم; اعلام نرخ به مشتری

چهارمین مرحله از شیپینگ اوردر مربوط به اعلام نرخ به مشتری توسط مسئولین فروش به عنوان Freight Quotation و درخواست تایید نرخ از طرف مشتری است که این فرایند هم بهتر است به صورت مکتوب و از طریق ایمیل باشد.

مرحله پنجم: درخواست رزرو کانتینر

پس از آن که مشتری نرخ اعلامی را تایید کرد، باید درخواست رزرو کانتینر را از طریق ایمیل به خطوط کشتیرانی ارسال کند که در خواست می تواند شامل تعداد و نوع کانتینر، نوع محموله، نوع بسته بندی، بندر مبدا و مقصد، نرخ توافقی و غیره باشد.

مرحله ششم: ارسال شماره رزرو کانتینر

در این مرحله باید یک شماره رزرو کانتینر توسط خطوط کشتیرانی به مشتری ارسال شود. در این مرحله ممکن است برخی از شرکت های کشتیرانی برای بعضی از مسیرها تعهدنامه هایی از صاحب کالا دریافت کنند.

مرحله هفتم: اعلام شماره رزرو کانتینر

در این مرحله، شماره رزرو کانتینر به مشتری اعلام می شود و نماینده حقوقی او در محل مورد نظر حاظر می شود و تمام تعهدنامه ها هم توسط مسئولین فروش ارسال می شود.

مرحله هشتم: تماس با مشتری یا نماینده او

خطوط کشتیرانی بخش ترافیک، با مشتری یا نماینده او ارتباط برقرار می کنند و وی را از زمان تقریبی تحویل اسناد در محل تحویل بار مطلع می کنند. همچنین زمان حرکت هم برای تحویل اسناد، قبل از زمان بسته شدن لیست کشتی به مشتری اعلام می شود. البته این زمان تقریبی است و امکان تغییر وجود دارد.

مرحله نهم: پیگیری دستور حمل از مشتری

پس از آن که اسناد به خطوط کشتیرانی توسط نماینده مشتری تحویل داده شد، دستور حمل از مشتری پیگیری می شود. تا زمانی که این دستور صادر نشود، محموله در لیست انتظار کشتی ها قرار نمی گیرد.

مرحله دهم: انجام هماهنگی لازم با دفتر کشتیرانی

بعد از ارسال شیپینگ اوردر باید با دفتر کشتیرانی هماهنگی های لازم انجام شود تا محموله ها در لیست اولین کشتی قرار گیرند. بعد از آن هم مشتری با پیگیری های تلفنی با کشتیرانی می تواند از نام کشتی ها، ای تی ای، بارنامه و غیره اطلاع پیدا کند.

مرحله یازدهم: دریافت بارنامه از خطوط کشتیرانی

در این مرحله می توان پیش نویس بارنامه را از خطوط کشتیرانی دریافت کرد و آن را به مشتری ارسال کرد تا پس از بررسی های لازم آن را تایید کند. بعد از آن هم می توان صورت حساب را پس از حرکتی کشتی از خطوط کشتیرانی دریافت کرده و سپس آن را به واحد حسابداری صادر کرد تا در نهایت به مشتری ارسال شود.

مرحله آخر: تحویل نامه تلکس ریلیز از خطوط کشتیرانی

در آخرین مرحله از شیپینگ اوردر مشتری صورت حساب را تسویه می کند و اصل بی ال یا همان نامه تلکس ریلیز را از خطوط کشتیرانی تحویل می گیرد. و در نهایت می تواند طبق اصول بارنامه محموله خود را در مقصد مورد نظر تحویل بگیرد.

سخن پایانی

ما در این مطلب در مورد شیپینگ اوردر توضیح دادیم و گفتیم که چه اطلاعاتی در برگه سفارش حمل و نقل ذکر می شود و چه مراحلی دارد. تمام بازرگانانی که قصد حمل خرده بار از چین و یا سایر کشورها را دارند می توانند از این روش استفاده کنند. شیپینگ اوردر یکی از انتخاب همیشگی بازرگانان برای واردات و صادرات محموله های بزرگ و کوچک است. این روش یکی از ایمن ترین راه ها برای حمل بار محسوب می شود.