پروفرما اینویس اولین سندی است که در یک معامله بین المللی صادر می شود. بعد از اینکه طرفین معامله در مذاکره یا مکاتبه به توافق رسیدند، توافقات انجام شده در قالب پیش فاکتور یا همان پروفرما اینویس توسط فروشنده صادر شده و برای خریدار ارسال می شود. این سند حاوی کلیه توافقات اولیه بین فروشنده و خریدار است و داشتن آن برای واردات کالا و گمرک ضروری است.
اگر قصد صادرات کالا دارید، به عنوان فروشنده باید نحوه تنظیم Proforma Invoice را بدانید. همچنین به عنوان یک تاجر واردکننده آشنایی با تهیه و تنظیم این سند برایتان ضروری است. در ادامه این مطلب همراه ما باشید تا شما را با نحوه تنظیم پیش فاکتور و نکات مهم در تهیه آن آشنا کنیم.
پروفرما اینویس (proforma invoice) چیست؟
برای ترخیص کالا از گمرک به چند مدرک نیاز دارید. کارت بازرگانی، بیمه نامه، بارنامه، اظهار نامه گمرکی، قبض انبار و… از جمله این مدارک می باشند. یکی دیگر از مواردی که برای ترخیص کالا از گمرک نیاز خواهید داشت، پروفرما اینویس است. پروفرما اینویس سندی است که در خرید و فروش های بین المللی به آن نیاز دارید. این سند از سوی فروشنده صادر می شود و یکی از مدارک مورد نیاز جهت ثبت سفارش کالا در پروسه ترخیص کالا از گمرک است.
proforma invoice در معاملات مالی برای اطلاع از شرایط و وضعیت کالا و دریافت مجوز مورد نظر از وزرات صمت (وزارت صنعت، معدن و تجارت) مورد استفاده قرار می گیرد.
فروشنده در پیش فاکتور نوع کالا، تعداد کالا، کشور سازنده، اطلاعات فروشنده، اطلاعات خریدار، تاریخ اعتبار پیش فاکتور و… را درج می کند. تا زمانی که این سند اعتبار دارد، خریدار می تواند برای تعیین ارزش محموله تجاری اقدام کند.
تفاوت پروفرما اینویس (پیش فاکتور) با پروفرما (فاکتور) این است که فاکتور به عنوان یک سند تجاری بعد از نهایی شدن معامله از طرف فروشنده صادر می شود و پرداخت هزینه ها در معامله بر اساس فاکتور انجام می شود. اما پیش فاکتور قبل از خرید و به منظور اطلاع از مشخصات معامله صادر می شود.
نمونه پیش فاکتور رسمی و محل قرارگیری اطلاعات در پروفرما اینویس
موارد مهم در تنظیم proforma invoice
اطلاعات مندرج در فاکتور با پیش فاکتور بسیار نزدیک هستند، با این تفاوت که فاکتور پس از توافق و برای هر محموله جداگانه ارائه می شود و پیش فاکتور قبل از قطعی شدن معامله صادر شده و ممکن است به صورت کلی باشد. پیش فاکتور و فاکتور از نظر محتوا تفاوت چندانی با هم ندارند، اما از نظر جایگاه حقوقی و ترتیب زمانی در تجارت بین المللی متفاوت هستند.
به طور کلی نحوه نوشتن پروفرما اینویس یکسان است و در پیش فاکتورها اطلاعات مشخصی ذکر می شود. با این وجود مواردی که در فاکتور آورده می شود را می توان بر اساس نیاز خریدار و قوانین کشور مقصد تغییر داد.
مواردی که باید در پروفرما اینویس درج شوند عبارتند از:
- مشخصات شرکت فروشنده نظیر نام تجاری شرکت، آرم شرکت، آدرس شرکت، شماره تلفن و فکس
- مدت زمان اعتبار پیش فاکتور
- مشخصات شرکت خریدار نظیر شماره تلفن، شماره فکس، آدرس و نام شرکت
- شماره فاکتور (شماره پروفرما مخصوص شرکت فروشنده)
- بخش مربوط به مشخصات کالا از جمله نام کالا و توصیف کالا جهت ارزیابی در گمرک جهت ترخیص کالا و طبقه بندی
- قیمت کالا به صورت قیمت واحد و قیمت کل، مقدار کالا و شروط اعلام شده توسط فروشنده
- اعلام توافقات حمل و نقل و پرداخت کرایه که بین طرفین معامله صورت گرفته است.
- اعلام کشور و کارخانه سازنده کالا (در برخی از مواقع امکان خرید مستقیم از سازنده کالا نیست و خریدار مجبور به خرید از واسطه ها می شود.)
- اعلام نوع ارز جهت پرداخت مبلغ توافق شده
- تعیین شیوه پرداخت و مدت زمان آن شامل خرید نسیه، پیش پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد و خرید با گشایش اعتبار اسنادی
- نوع بسته بندی کالا
- مشخصات نحوه حمل و نقل کالا از جمله تعیین مبدا، مقصد و وسیله حمل (کشتی، کامیون، هواپیما و قطار)
- اطلاعات بانکی از جمله نام بانک و شماره حساب جهت دریافت پول
- مهر، امضاء و اسم فرستنده پروفرما
تنظیم دقیق پیش فاکتور اهمیت زیادی دارد. در صورتی که اطلاعات تکمیل شده در پروفرما جهت گشایش اعتبار اسنادی به طور دقیق، صحیح و کامل درج نشده باشند، ممکن است پس از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح و تغییر آن باشد.
کاربردهای پروفرما اینویس
بسیاری از افراد فکر می کنند که کاربرد پیش فاکتور برای اطلاع از حدود قیمت ها کالاها است. در صورتی که این فقط یک مورد از کاربردهای پیش فاکتور در معاملات بین المللی است. با صدور پیش فاکتور توسط فروشنده، خریدار خارجی این امکان را دارد تا جهت دریافت مجوز واردات یا دریافت حمایت های دولتی، به مقامات کشور خود پیش فاکتور ارائه کند.
هر کالایی برای ورود به کشور باید در سامانه تجارت ثبت شود؛ بنابراین اخذ پروفرما اینویس ضروری است. اگر به عنوان خریدار قصد واردات کالا را دارید، ابتدا باید در سازمان صمت با ارائه پیش فاکتور و سایر مدارک مجوز مربوطه را دریافت کنید، سپس اقدام به خرید کالا نمایید. در صورتی که درخواست شما توسط وزرات صمت بررسی و تأیید شد، می توانید پروسه ثبت سفارش را آغاز کرده و معامله را نهایی کنید.
ارائه پروفرما به بانک جهت دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه، ارائه به سازمان تخصصی مربوطه برای دریافت مجوزهای ضروری ترخیص کالا و انجام ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت، از مهمترین کاربردهای پیش فاکتور هستند.
گمرک برای شناسایی عوارض، مالیات و سایر هزینه های واردات و اطمینان از رعایت الزامات صادراتی از سمت شما، پروفرما اینویس را دریافت می کند. از طرفی مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل چند فرم از جمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی می باشد. درصورتی که نکات مد نظر طرفین به صورت دقیق درج نشود و اعتبار اسنادی بر مبنای آن گشایش شود، ممکن است بعد از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح آن باشد. بنابراین لازم است که پیش فاکتور دقیقی از طرف فروشنده صادر شود.
علاوه بر همه این موارد، جهت شرکت در مناقضات و مزایده های بین المللی نیاز به دریافت پروفرما یا پیش فاکتور دارید.
کلام پایانی
به طور کلی پروفرما اینویس سندی است که قبل از قطعی شدن قرارداد خرید، از طرف فروشنده صادر و به خریدار داده می شود. این سند پیش فاکتوری است که واردکنندگان کالا برای با ارائه آن به سازمان های مربوطه، امکان انجام اموری همچون ترخیص کالا، گشایش اعتبار اسنادی و ثبت سفارش کالا را به دست می آورند.
در این پیش فاکتور تمام اطلاعات لازم دو طرف معامله و کالا مانند نوع، قیمت، مقدار کالا، تاریخ تحویل، آدرس و نشانی فروشنده و خریدار، شیوه پرداخت، نحوه حمل و نقل و… گزارش می شود.
دریافت پیش فاکتور برای انجام مراحل مختلف وارد کردن کالا به کشور همانند ثبت کالا، مراحل ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه جامع گمرکی، خرید سهم از سیستم های بانکی و گشودن اعتبار اسنادی نیز لازم است. شما عزیزان می توانید برای سرعت بخشیدن به امور وارداتی و صادراتی تان، از خدمات شرکت خدمات بازرگانی CDI Express بهره ببرید. در صورت تمایل با همکاران پشتیبانی ما تماس بگیرید و اطلاعات لازم درباره واردات و صادرات کالا را دریافت کنید.