بخش مهمی از اقتصاد کشور ما وابسته به واردات و صادرات در حوزه های مختلف است. مجموعه ها، شرکت ها و سازمان هایی که به صورت تخصصی به عنوان تاجران بین المللی شناخته می شوند و به صورت عمده و انبوه محصولاتی را وارد و یا صادر می‌کنند، می بایست با قوانین واردات و صادرات به خوبی آشنا باشند. فاکتور واردات و صادرات که آن را با نام فاکتور تجاری نیز می شناسند، یکی از اسناد بسیار مهم به شمار می رود که اطلاعاتی را در رابطه با محصول مورد نظر در اختیار فروشندگان و مصرف کنندگان قرار می دهد. برای آشنایی بیشتر با جزئیات مربوط به فاکتور تجاری و کاربردهای آن در ادامه با ما همراه باشید.
فاکتور تجاری و کاربرد آن در واردات و صادرات
فاکتور وارداتی یا فاکتور تجاری یک سند معتبر است که در آن اطلاعات مهمی از کالای فروخته شده ثبت شده است. فاکتوری که فروشنده محصول به نام خریدار کالا صادر می‌کند. معمولا تاجران بین المللی از فاکتور تجاری با نام سیاهه نیز یاد می‌کنند. البته بایستی بدانید که با توجه به شرایط خرید و فروش محصول، این سیاهه یا فاکتور تجاری به نام وارد کننده کالا یا نماینده بازرگانی خریدار نیز به ثبت می رسد.
در دنیای تجارت معمولاً فروشندگان و خریداران با انواعی از فاکتورها روبرو هستند که می توانند به کمک این اسناد اطلاعات زیادی در اختیار داشته باشند. به عنوان مثال؛ پروفرما اینویس نوعی فاکتور اولیه است که پیش از تحویل کالا، به دست خریداران می رسد. آشنایی با چگونگی ثبت و ارائه فاکتورهای تجاری به خریداران، می تواند از بروز مشکلاتی که در آینده ممکن است به وجود آیند جلوگیری کند.
به کمک فاکتور واردات و صادرات، شما می توانید تاریخ دقیق فروش کالا، هزینه پرداخت شده برای محصول و موارد مهمی از این دست را در اختیار داشته باشید. اما در یک فاکتور وارداتی یا تجاری چه مواردی ذکر می شوند؟ از مهم ترین اطلاعات مندرج در فاکتور تجاری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تاریخ دقیق زمان معامله
- اطلاعات خریداران و فروشندگان از جمله نام و نام خانوادگی
- شماره قرارداد یا سفارش کالا
- مقدار کالای فروخته شده
- شرح و توضیحات مربوط به کالا
- قیمت واحد
- توضیح در مورد هزینه های اضافی که بین خریدار و فروشنده توافق شده. (هزینه هایی که در قیمت واحد مندرج در فاکتور لحاظ نشده اند.)
- مشخص کردن ارزش کل کالا
- تعداد بسته های کالا
- وزن کلی کالا
- علائم حمل
- شماره های حمل
- شرایط پرداخت هزینه
- شرایط تحویل محصول
- جزئیات مربوط به حمل و نقل کالا
مهم ترین نکات در صدور فاکتور وارداتی
برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل در روند معاملات تجاری بایستی طرفین معامله نکاتی را در صدور فاکتور وارداتی مد نظر داشته باشند. مهم ترین این نکات به شرح زیر هستند:
- بر اساس قوانین متحدالشکل اعتبارات اسنادی، فاکتور تجاری صادر شده بایستی به نام متقاضی اعتبار به ثبت برسد.
- مشخصات کالایی که در فاکتور تجاری به ثبت رسیده می بایست کاملاً با مشخصات کالای مورد نظر همخوانی و مطابقت داشته باشد.
- مبلغ پرداخت شده از سوی خریدار که در فاکتور تجاری به ثبت می رسد نباید از رقمی که به فروشنده کالا پرداخت شده تجاوز کند. در غیر این صورت بانک از پرداخت این مبلغ ممانعت خواهد کرد.
- قیمتی که در فاکتور تجاری به ثبت می رسد بایستی با تمامی نکات توافقی در قرارداد فروش مطابقت داشته باشد. (مبناهای مورد توافق در قراردادهای فروش بسیار متنوع هستند و طرفین معامله بایستی به خوبی از این موضوع مطلع باشند. بسته به مبنای مقرر در قرارداد، قیمت کالا به شکل های مختلفی تعیین می شود که از آن جمله می توانیم به قیمت تحویل کالا روی کشتی (FOB)، قیمت تحویل کالا کنار کشتی (FAS)، قیمت تحویل کالا روی کشتی با پرداخت بیمه و کرایه (CIF) و… اشاره کنیم.)
- در برخی از فاکتورهای وارداتی یا تجاری، عرضه کننده یا فروشنده محصول برای اطمینان خاطر بیشتر گواهی می دهد که قیمت به ثبت رسیده در فاکتور تجاری کاملاً درست و صحیح است.
- از آن جایی که هر کشور قوانین و مقررات وارداتی مخصوص به خود را دارد، با توجه با قانون کشور وارد کننده و در برخی از مواقع نیاز است که فاکتور تجاری به امضای اتاق بازرگانی کشور صادر کننده برسد. علاوه بر این برای اطمینان خاطر بیشتر از فروشنده کالا درخواست می شود که کنسولگری کشور وارد کننده محصول، صحت و سقم امضا و گواهی اتاق بازرگانی را تایید کند.
انواع فاکتور تجاری
سازمان ملل برای مبادلات بین المللی و شرکت های تجاری که در این حوزه فعالیت گسترده ای دارند قوانین و شرایط خاصی را در نظر می‌گیرد. بر اساس استانداردهای در نظر گرفته شده فاکتور وارداتی انواع گوناگونی خواهد داشت. در ادامه قصد داریم با انواع فاکتور تجاری و مشخصات آن ها آشنا شویم.
پیش فاکتور (Proforma Invoice)
همانطور که پیش از این اشاره کردیم پیش فاکتور یا فاکتور اولیه، فاکتوری است که قبل از ارسال و تحویل کالا به دست خریداران می رسد. پس از ارسال پیش فاکتور، خریدار بر مبنای اطلاعات مندرج در آن و تاریخ اعتبار فاکتور، می تواند اقدام به درخواست و خرید محصول نماید. تمامی اطلاعاتی که در فاکتور تجاری به ثبت می رسند در پیش فاکتور نیز موجود هستند.
فاکتور تجاری (Commercial Invoice)
فاکتور تجاری که به طور مفصل به شرح و توضیح آن پرداختیم، فاکتوری است که در تمامی مبادلات تجاری و بین المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از مهم ترین اطلاعات مندرج در این فاکتور قیمت پیشنهادی فروشنده به خریدار است. خریدار با پرداخت مبلغ پیشنهادی که در این فاکتور به ثبت رسیده می تواند کالای مورد نظر را خریداری کند.
فاکتور خود اظهاری (Self-Billing Invoice)
فاکتور یا صورتحساب خود اظهاری، فاکتوری است که خریدار محصول، آن را صادر می‌کند. این فاکتور در مواقع زیر صادر می شود:
- پس از مصرف کالا، خریدار این فاکتور را صادر می‌کند.
- زمانی که فروشنده، محل خاصی را به عنوان انبار کالا در نزدیکی خریدار تهیه کرده و خریدار پس از برداشت محصول از این انبار فاکتوری برای آن صادر می کند، اطلاعات محصول را در آن وارد می نماید. در نهایت این موضوع و اطلاعات موجود در فاکتور را به فروشنده اعلام می کند.
- زمانی که خریدار از سرویسی در محل کار خود استفاده می‌کند می تواند این فاکتور را صادر کند.
در نهایت پس از اینکه فروشنده کالا مبلغ ثبت شده در فاکتور را تایید کرد، خریدار می تواند آن را پرداخت نماید.
قبض اعتبار (Credit Note)
قبض اعتبار زمانی صادر می شود که خریدار محصولی را به فروشنده پس می دهد. همچنین زمانی که مبلغ مشخصی از فاکتور کسر می شود، می توان برای این موضوع قبض اعتبار صادر کرد. مبلغ به ثبت رسیده در قبض اعتبار معمولا برابر یا کمتر از مبلغ فاکتور اولیه است. فروشنده کالا برای پرداخت این مبلغ دو راه پیش رو دارد. در روش اول می تواند آن را به صورت مستقیم به خریدار پرداخت کند و در روش دوم می تواند عملیات تسویه مبلغ را در فاکتورهای بعدی انجام دهد.
قبض بدهی (Debit Note)
معمولا زمانی که مبلغ صورتحساب یا فاکتور اصلی به طور کامل توسط خریدار پرداخت نمی شود قبض بدهی صادر می‌گردد. این قبض نیز یک نوع فاکتور مستقل و مجزا به شمار می رود که اطلاعات آن دقیقاً مشابه فاکتور اصلی است و مبلغ باقیمانده از فاکتور اصلی که پرداخت نشده را اعلام می‌کند.
روش های مختلف تایید فاکتور تجاری
بسته به شرایط معامله و قوانین بین المللی، فاکتور تجاری نیاز به تاییدات متفاوت و مختلفی خواهد داشت. از جمله این تاییدات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
فاکتور گواهی شده
در این فاکتور تامین کننده یا فروشنده کالا گواهی می دهد که کالای مورد نظر، کاملاً طبق پیش فاکتور یا قرارداد منعقده است. مواردی از قبیل اینکه کالا ساخت چه کشوری است به طور دقیق معین می شود. همچنین هر شرایط و مشخصاتی که خریدار کالا از تامین کننده آن درخواست دارد توسط تامین کننده، زیر فاکتور ثبت و گواهی می شود. در اکثر مواقع فاکتور گواهی شده می بایست توسط صادر کننده آن به گواهی و تایید اتاق بازرگانی محل برسد.
فاکتور تایید شده
یکی دیگر از انواع فاکتور وارداتی فاکتور تایید شده است. یکی از قوانین کشورها در حوزه تجارت بین الملل این است که تامین کننده یا فروشنده کالا فاکتور مورد نظر را در کشور خود به تایید کنسولگری یا سفارت کشور خریدار برساند. این فاکتور روند زیر را طی می‌کند:
- امضا توسط تامین کننده کالا
- گواهی فاکتور توسط اتاق بازرگانی
- گواهی فاکتور توسط سفارت
فاکتور کنسولی
معمولا سفارتخانه های کشورهای خریدار در کشورهای تامین کننده فاکتور کنسولی را به صورت چاپی صادر کرده و آن را در اختیار تامین کنندگان محصول قرار می دهند. فاکتور کنسولی نیز مورد تایید تامین کننده و سفارتخانه قرار می‌گیرد. تمامی این تاییدیه ها به جهت ساده سازی و روان سازی فرایندها و معاملات تجاری به کار می روند. در واقع سازمان ملل با تنظیم این قوانین و ارائه انواع تاییدیه ها در شرایط مختلف، معاملات بین المللی را برای کشورهای تامین کننده و خریدار راحت تر و ساده تر کرده است. شرکت ها و سازمان های تجاری برای اینکه بتوانند پروسه خرید و فروش خود را در سطح جهانی به سادگی انجام دهند، می بایست با کلیه فاکتورهای تجاری و قوانین مربوط به آن آشنا باشند.