WMS مخفف عبارت (Warehouse Management System) به معنای سیستم مدیریت انبار بوده است؛ این نرم افزار کاربردی علاوه بر نظارت و کنترل روی تمامی فرایندها و عملیات انجام شده در واحد انبارداری، کلیه فعالیت های مربوط به دریافت بار، ذخیره، نگهداری و ترخیص بار از انبار را آسان و راحت کرده و با هدف تسهیل در امور انبارداری راه اندازی شده است؛ در بخش های قبل شما را با سامانه جامع تجارت فرامرزی (EPL) و نحوه کار با آن آشنا کرده ایم، در این مطلب قصد داریم شما را با یک سامانه WMS یا سامانه جامع انبارها آشنا کنیم.
امروزه سامانه ای با نام سامانه WMS راه اندازی شده که دقیقا برای بهینه سازی فعالیت های انبارداری در سازمان های مختلف استفاده می شود. در ادامه قصد داریم شما را بیشتر با این سامانه و امکانات آن آشنا کنیم تا بدین صورت بتوانید برخی از کارهای مروط به انبار داری تان را به بهترین شکل و سریع ترین روش ممکن انجام دهید؛ با ما همراه باشید و ادامه مطلب را از دست ندهید.
سامانه WMS چیست؟
بنگاه های تجاری و صنعتی از پایه های مهم اقتصاد کشور هستند که فعالیت آن ها به صورت مستقیم و غیرمستقیم به سازمان ها و نهادهای مختلف مرتبط است؛ امروزه با پیشرفت تکنولوژی، انجام بسیاری از کارها آسان و راحت شده و یکی از موضوعات مهمی که به لطف ظهور فناوری اطلاعات در سازمان ها اتفاق افتاده، راه اندازی سامانه WMS است. این سامانه به صورت تخصصی روی فعالیت های انبارداری تمرکز دارد.
همه هدف انبارداری در سازمان ها، نگهداری اصولی از کالاهای مختلف و تحویل آن ها به مشتریان است. سامانه WMS، با کنترل ورود و خروج کالاها در انبار، بسیاری از فعالیت ها را تسهیل کرده و روند امور انبارداری را تسریع بخشیده است. اینکه دقیقا در این سامانه چه اموری پیگیری می شوند و می توان چه فعالیت هایی را به کمک آن انجام داد، سوالی است که قصد داریم در ادامه به پاسخ آن برسیم.
خدمات سامانه WMS
انبارها مهم ترین بخش در هر واحد تجاری و صنعتی است که در آن انواع مختلفی از کالاها، فرآورده های صنعتی و مواد اولیه نگهداری می شوند؛ شاید به نظر برسد که امور مربوط به انبارداری، بسیار شفاف، آسان و راحت است، در حالی که به تناسب نوع و حجم کالاها، پیچیدگی در انبارداری نیز بیشتر می شود. بزرگ ترین و اصلی ترین هدف هر انباری این است که ورود و خروج کالاهای مختلف، شیوه نگهداری و موجودی آن ها را تحت کنترل داشته باشد و به شکلی بهینه مدیریت کند. سامانه WMS دقیقا به همین منظور طراحی شده است؛ در ادامه مهم ترین خدمات این سامانه را بررسی می کنیم.
- این سامانه به عنوان سامانه ترخیص کالا، با ایجاد یک شناسه مخصوص برای انبار، محموله های موردنظر را در مسیر و مقصد پیگیری می کند. (یکی از مهم ترین داده ها در ترخیص کالا از گمرک شناسه انبار است.)
- از امکانات و قابلیت های سامانه WMS، شناسایی صاحب کالا یا پروانه کالاست؛ اینگونه امکان انتخاب انبار به عنوان مقصد در واحد گمرک برای صاحبین کالا وجود دارد. به این طریق بخش انبار می تواند با وارد کردن شناسه کالا یا کد صاحب بار، دسترسی استفاده از شناسه را باز کند.
- تولیدکنندگان پس از ثبت نام در سامانه جامع انبارها و مدیریت کالا، امکان پیگیری ثبت انبار را دارند
- مشاهده موجودی و قبض انبار به کمک این سامانه وجود دارد.
- امکان ثبت خروج از انبار
- امکان اعلام عدم پذیرش پته گمرکی
- امکان ورود پته و گزارشات مربوط به پته های ورودی و خروجی
- دسترسی به کارتابل انبارداری
- گزارش TSC
- گزارش موجودی صاحب کالا
راهنمای ورود به سامانه جامع مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص
برای اینکه بتوانید از خدمات سامانه WMS بهره مند شوید، باید روش ورود و استفاده از این سامانه را بدانید؛ در ادامه راهنمای ورود به این سامانه را گام به گام بررسی خواهیم کرد:
- در ابتدا وارد سایت سامانه جامع انبارها، مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص، مراجعه کنید.
- در صورتی که ثبت نام خود را انجام نداده اید، باید ابتدا وارد صفحه ثبت نام شده و اطلاعات درخواست شده را به طور دقیق وارد کنید.
- پس از ثبت موفقیت آمیز اطلاعات، می توان از این پس با استفاده از کد کاربری و رمز عبور به پرتال شخصی خود وارد شوید.
- پس از وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، در صفحه باز شده و در قسمت داشبورد، امکان مشاهده پروفایل و منوی کاربری وجود دارد. (در صورت تمایل پس از اولین بار ورود به سامانه می توانید رمز عبور خود را تغییر دهید.)
روش دیگری نیز برای ورود به این سامانه وجود دارد که مراحل آن به شرح زیر است:
- شما می توانید از طریق sso و با زدن روی گزینه ورود، به صفحه ای جهت ثبت نام در سامانه WMS وارد شوید.
- پس از طی کردن مراحل ثبت نام، صفحه جدیدی پیش روی شما باز خواهد شد که باید در آن کد ملی و شماره تلفن همراهتان را وارد کنید؛ در پایان نیز روی گزینه “بعدی” بزنید.
- پس از این مرحله باید منتظر بمانید تا یک کد 5 رقمی به شماره همراه شما پیامک شود؛ پس از وارد کردن این کد، مجددا روی کلید “بعدی” بزنید.
- در مرحله بعدی نیز یک سری اطلاعات دیگر همچون: تاریخ تولد، رمز عبور و غیره از شما خواسته می شود که باید با دقت این فیلدها را پر کنید.
- در نهایت با ورود این اطلاعات می توانید وارد سامانه جامع انبارها، مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص شوید.
مزایای سیستم مدیریت انبار
ثبت نام در سامانه WMS و بکارگیری سیستم مدیریت انبار، باعث بهره وری بیشتر در بخش انبارداری می شود؛ این سامانه و خدماتی که به مشتریان ارائه می کند، دارای مزایای بسیار زیادی است که در ادامه به چند مورد از مهم ترین مزایای آن اشاره می کنیم.
1. صرفه جویی در فضا
یکی از مزایای سامانه WMS این است که امکانی را فراهم می آورد تا کالاهای درون انبار به طور دقیقی مدیریت شده و چیدمان مرتبی داشته باشند. قرار دادن سفارشات درون انبار به صورت کاملا چفت شده و مرتب، باعث می شود تا فضای بیشتری در انبار ایجاد شود و این صرفه جویی در فضای انبار باعث می شود تا بتوان حجم بیشتری از سفارشات را برای ذخیره در انبار تحویل گرفت.
2. بهبود خدمات رسانی به مشتریان
زمانی که سیستم انبارداری به شکلی بهینه و موثر عمل کند، مسلما درصد خطا در پروسه انبارداری کمتر می شود و این سبب بهبود خدمات رسانی به مشتریان می گردد؛ سیستم مدیریت انبار با ارتقای خدمات انبارداری باعث می شود تا میزان رضایت مشتریان بیشتر شود. به دنبال این اتفاق مجموعه مشتریان بیشتری را به سوی خود جذب کرده که در نهایت منجر به سودآوری بیشتری خواهد شد.
3. صرفه جویی در منابع و تجهیزات
به کمک سیستم مدیریت انبار، دیگر نیازی به چیدمان مجدد سفارشات نیست، این سیستم به گونه ای طراحی شده که به شما این امکان را می دهد تا از همان ابتدای کار سفارشات تحویل گرفته شده را به گونه ای بچینید که برای سفارشات بعدی فضای کافی وجود داشته باشد و نیازی به جابه‌جایی مجدد آن ها نباشد. این موضوع باعث می شود تا تجهیزاتی همچون بالابر، کامیون، چرخ دستی و جک پالت بیش از اندازه به کار گرفته نشوند و دچار آسیب و استهلاک نگردند. در واقع سیستم مدیریت انبار با کاهش میزان چینش و جابه‌جایی وسایل در انبار، به افزایش طول عمر تجهیزات حمل و جابه‌جایی کمک زیادی می کند.
4. افزایش بهره وری در کارکنان
خدماتی که سامانه WMS در اختیار مشتریان خود قرار می دهد، علاوه بر کاهش استهلاک تجهیزات، مزایای بسیاری برای کارکنان هر بخش از انبارداری نیز دارد. سیستم هایی مدیریتی معمولا با انجام دادن کارها به صورت سیستمی، نظم خاصی به کارها می بخشند و به این طریق کمک شایانی به نیروهای انسانی می کنند.
سیستم مدیریت انبار با چیدمان دقیق و مشخص سفارشات در طبقات از قبل تعیین شده، این امکان را برای افراد فراهم می کند تا در زمان نیاز به هر محصول، دقیقا بدانند که باید به سراغ کدام بخش و کدام قفسه بروند. این در زمان آن ها صرفه جویی کرده و از راه رفتن و گشتن های مکرر آن ها برای پیدا کردن یک محصول خاص جلوگیری می کند. مسلما چنین اتفاقی منجر به ذخیره انرژی در افراد و افزایش بهره وری آن ها در کار می شود.
5. افزایش امنیت و کاهش آسیب پذیری
از دیگر مزایای مهم سامانه WMS و خدمات ویژه آن می توانیم به افزایش امنیت اشاره کنیم. اما شاید برای شما هم این سوال پیش آید که امنیت در چه موردی و به چه صورتی برقرار می شود؟ این سیستم با ثبت دقیق محصولات و میزان موجودی انبار، از دزدی، سرقت و گم شدن محصولات در انبار جلوگیری می کند.
بنابراین افرادی که در تلاش هستند به صورت عمدی اقدام به سرقت و یا تخریب محصولات کنند، مانع بزرگی بر سر راه خود خواهند یافت. سیستم های مدیریت انبار، امنیت بالایی دارند و دسترسی به اطلاعات آن ها توسط برخی افراد خاص امکان پذیر است. بنابراین هر کسی نمی تواند به این سیستم لاگین شود و از این رو، اطلاعات مهم در آن محفوظ خواهند ماند. معمولا مهم ترین و اصلی ترین کسانی که امکان لاگین شدن به این سیستم را دارند، مدیران ارشد و کارمندانی هستند که در رده مدیریتی قرار می گیرند؛ اینگونه از دزدی محصولات توسط برخی کارگران جلوگیری به عمل می آید.